30 – Cómo hacer un presupuesto

Plantas… no tienen solicitudes de presupuesto que atender ni clientes a los que complacer ¡Ojalá ser planta!

Pero como no lo somos y, tenemos muchos trastos en casa, bienvenidos a este podcast presentado por Cristina Estévez y Samuel Acera. Un programa donde hablaremos de cosas de autónomos que quieren abrirse paso en un mundo de millenials.

✅ Repasando la semana

Samuel se ha apuntado a un combate de boxeo 😱para poner a punto la operación Bikini. Un aliciente para motivarse a entrenar más y hacer una vida más sana para patearle el trasero a sus contrincantes.
Además, está ayudando a su padre, que es pintor, a difundir su obra a través de Instagram. Si os pica la curiosidad, podéis encontrarlo en @joseluisaceradiaz.

Cristina, por su parte, está muy contenta porque el lunes va a realizar su primera discovery call para el servicio de gestión de tareas, equipos y clientes en remoto.

El objetivo de la reunión es hacer una radiografía de la situación organizativa actual, identificar los problemas de gestión y definir los objetivos a conseguir a medio plazo para empezar a configurar un nuevo proceso de trabajo que les ayude a conseguir los resultados deseados para mejorar el ambiente laboral, la productividad y el rendimiento de la empresa. La próxima semana nos compartirá sus impresiones.

📚 El libro del mes

Ya tenemos los resultados de la encuesta de Instagram para el mes de junio: el libro ganador con un 55% es el método Win Hof, también conocido como el hombre de hielo.

💰 El reto de las 52 semanas

Semana dos del reto de las 52 semanas para ahorrar hasta 1.368€ para el objetivo que te hayas marcado. Estamos en la semana 3, así que hoy te toca ahorrar 3€. Balance total en tu cuenta a día de hoy: 6€.

📣 Patrocinio – Quoters

Este programa está patrocinado por Quoters, la online con la que podrás crear presupuestos atractivos para tus clientes en menos tiempo.

Algunas de las grandes ventajas de Quoters son:

• Creación de plantillas: crea una estructura de propuesta 1 vez y reutilizala para ahorrar tiempo con cada propuesta.
• Personalización: adapta el estilo de la propuesta a tu empresa con las fuentes y colores de tu marca. Incluso crea un dominio propio para ganar en profesionalidad.
• Blinda la propuesta: tu propuesta es a la vez un contrato gracias a la firma electrónica.
• Seguimiento: revisa cuántas veces tu cliente ha visto la propuesta antes de firmar.
• Reutiliza secciones: divide el diseño de tu plantilla en secciones reutilizables para adaptar el contenido de la propuesta a las necesidades del cliente.
• Librería de productos: crea y edita productos con precio cerrado para añadir a tus presupuestos. Esto te permite actualizar en un único click los precios y no tener que introducirlos de forma manual en cada propuesta.
• Gestor de clientes: almacena la información de tus clientes y actualízala cuando sea necesario.
• Nuevo: Sincronización con anfix para convertir los presupuestos en facturas y llevar una contabilidad saneada.

Y, si no sabes por dónde empezar… Quoters ha creado una serie de plantillas listas para usar para los servicios digitales más comunes.

Si te animas a probar Quoters, solo por ser oyente de Ojalá ser planta, tienes un descuento en los planes mensuales mensuales Ninja y Advanced utilizando el código de descuento OJALA20.
¿A qué estás esperando? Date de alta en Quoters y empieza a crear presupuestos ganadores para tus clientes.

📑 Cómo hacer una propuesta y redactar un presupuesto

Una propuesta es el primer contacto personal que tienes con tu cliente y debes cuidarlo al milímetro. En la propuesta tienes que ganarte la confianza de tu cliente potencial y elaborar un discurso claro y conciso que te diferencie de tus competidores y mueva la balanza a tu favor.

La propuesta no va de tu empresa, la propuesta va de como vas a solucionar un problema a tu cliente y eso debe quedar claro en cada una de las secciones de información de la propuesta.

👀 Échale un vistazo a esta propuesta de ejemplo que hemos creado con Quoters

🎯 Define el proyecto o encargo

Antes de entrar en el detalle de cuándo se empezaría el proyecto, el precio del servicio que vas a ofrecer o el calendario de entregas, es vital que identifiquemos cuál es el propósito de la propuesta. Esto es, qué problema tiene el cliente y qué quiere conseguir.

Con la definición del proyecto, no solo identificamos el propósito, si no que también listamos los objetivos del proyecto.

🎩 Truco: En la medida de lo posible utiliza las palabras con las que tu cliente ha verbalizado o expresado por escrito su problema. De esta manera empatizarás con él.

📋 Lista los requisitos del proyecto

Esta sección es importante para establecer el marco de trabajo del proyecto, mentar las limitaciones intrínsecas del mismo y estipular los elementos innegociables para que salga adelante.

Este punto de la propuesta nos ayuda a verificar con el cliente los pormenores del proyecto y sienta las bases del compromiso contractual de la propuesta.

🎩 Truco: Haz especial mención a aquellos elementos que no están incluidos para evitar malentendidos futuros.

⛳ Determina las etapas del proyecto

En este apartado listaremos las diferentes etapas del proyecto. Cada etapa hace referencia a un hito, un acontecimiento que marca el avance dentro del conjunto del proyecto. Cada etapa depende de la anterior, por lo tanto no podemos empezar una sin haber finalizado la previa.

Cada etapa reúne una serie de condiciones que podemos detallar en mayor o menor medida. El objetivo es explicar el en qué consiste cada etapa y los entregables si los hubiera.

📅 Fija el calendario de entregas

El calendario de entregas marca el inicio y el final del proyecto siempre que todo salga según lo previsto. Nos muestra la situación ideal.

Aquí identificaremos las fechas en las que preveemos terminar cada una de las etapas del proyecto. Es muy importante dejar constancia de aquellos hitos que requieren acción directa del cliente y que pueden convertirse en cuellos de botella. Es más, te recomiendo que especifiques que si hay retrasos en las entregas y/o aprobaciones por parte de cliente el proyecto se retrasará tantos días en consecuencia.

🎩 Truco: Cuando hagas la estimación de fechas, echa un vistazo al tiempo que has destinado a proyectos anteriores similares al que estás presupuestando para ajustar el estimado a la realidad en la medida de lo posible. Para esto es muy útil el time-tracking, Toggl es una herramienta fantástica para hacer seguimiento de horas destinadas a tareas y proyectos.

💶 Presenta el presupuesto

La parte que más ansiedad genera de una propuesta, la partida económica que siempre despierta la gran pregunta ¿le parecerá muy caro?

Dependiendo del tipo de negocio que tengas, tendrás un sistema de precios distinto, desde productos paquetizados super bien definidos con un precio fijo, a servicios a medida que dependen de las horas que destines a su desarrollo; de si tu estrategia es de volumen o de diferenciación. En cualquiera de los casos, tus precios deben cubrir tus gastos fijos, el tiempo destinado a la ejecución del proyecto y el margen de beneficio que quieras obtener. Si eres autónomo, ten en cuenta que de aquí salen también tus vacaciones y tus impuestos.

En esta sección del documento de la propuesta podemos detallar cada entrega y su precio, o bien podemos asignar un precio por etapa.

🎩 Truco: Si tienes productos con un precio fijo, lo mejor que puedes hacer es crear una librería de productos y cada vez que hagas una propuesta añadir los productos directamente desde la librería al documento, agilizando el proceso y evitando erratas en los precios.

👩‍💻👨‍💻 Comparte el proceso y equipo

Aprovecha la propuesta para presentarle al cliente tu metodología de trabajo. Promueve la comunicación transparente, identifica al interlocutor principal, define las vías de contacto y cómo colaboraréis de aquí en adelante. De esta manera estarás sentando las bases de un entorno de trabajo colaborativo para ambos que os permitirá hacer que el proyecto avance más rápido con unos límites definidos y de mutuo acuerdo.

🎩 Truco: Invita a tu cliente a conectar con el equipo en LinkedIn.

🤓 Recordatorio de la empresa

¡Vendete! Cierra la propuesta con un breve recordatorio de tu empresa y la información de contacto para generar marca. Aprovecha para explicar por qué tú o tu empresa es el proveedor adecuado de este servicio concreto.

🎩 Truco: Aprovecha para enlazar esta sección a tu porfolio y convencer a tu cliente potencial por la vía emocional.

🎀 Pon el lazo

Ahora que tienes todo el contenido en su sitio dale forma:

• Utiliza tus colores corporativos para que el documento tenga coherencia de marca.
• Añade tu logotipo para recordarle a tu cliente quién es el responsable de esta propuesta que soluciona su problema.
• Incluye el logotipo y marca del cliente en el documento para que vea que la propuesta es personalizada y a medida para su proyecto o petición.
• Contextualiza la propuesta con imágenes o ilustraciones representativas de la industria o sector de tu cliente.
• Convierte la propuesta en un contrato. Una vez aprobada la propuesta se aprueban las condiciones establecidas en el documento a través de la firma electrónica.

🚀 Agiliza tu proceso de captación de clientes

Crea una plantilla para cada tipo de servicio que ofrezcas de tal manera que puedas reutilizarla e ir más rápido en próximas propuestas que entregues a tus clientes.

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