29 – Getting things done (GTD)

Plantas… en su lista de hacer cosas no hay cosa alguna por hacer¡Ojalá ser planta!

Pero como no lo somos y, tenemos muchos trastos en casa, bienvenidos a este podcast presentado por Cristina Estévez y Samuel Acera. Un programa donde hablaremos de cosas de autónomos que quieren abrirse paso en un mundo de millenials.

👋 Hoy saludamos a…

Hoy saludamos a Hugo Maldonado Gómez. Que nos comentó en el anterior programa:

Cómo se nota que el tema de hoy es “vuestro tema”.  Para los que no os conozcan, podcast muy ameno para autónomos y freelances explicando todo a un nivel muy entretenido y fácil de entender.

Hugo Maldonado Gómez

✅ Repasando la semana

Samuel nos pone al día de las últimas novedades del buscador de google para dispositivos móviles, que ahora incluye en los resultados de búsqueda el favicon (logotipo que suele aparecer en la pestaña del navegador) y un carousel de las diferentes categorías de contenido asociado a tu búsqueda.

Por otra parte, está muy contento con su nuevo role en Copymouse, dopnde a partir de ahora liderará el equipo de desarrollo como project manager para proyectos de programación.

Aviso a los que tengáis cuenta en Canva, han hackeado la webapp , así que modificar vuestra contraseña en esta webapp y en otras que tengáis para prevenir posibles robos de información. Si quieres comprobar si tu cuenta ha sido hackeada, puedes utilizar esta herramienta: https://haveibeenpwned.com/

Cristina, por su lado, está muy contenta de la primera consultoría de Coffee and Laptop con Ana Pérez. Una llamada donde Ana le explicó sus objetivos, su situación actual y compartió ctodos sus miedos y pensamientos limitantes. En esta hora llena de sinceridad revisamos su página web, identificamos posibles acciones comerciales para dar visibilidad a su proyecto y trazamos un pequeño plan de acción donde el primer obstáculo a superar era el tiempo: cómo reservar una serie de horas semanales para dedicar a su proyecto de forma continuada haciendo malabares entre su trabajo, su familia y su proyecto de negocio.

El curso de Udemy para la gestión de treas, proyectos y equipos en remoto con Asana está a punto de caramelo. Quedan pocas lecciones por terminar que Cristina planea grabar esta semana.

💰 El reto de las 52 semanas

Semana dos del reto de las 52 semanas para ahorrar hasta 1.368€ para el objetivo que te hayas marcado. Recuerda poner 2€ en tu hucha del reto esta semana.

📣 Patrocinio – Digital Content Pro

El episodio de hoy lo patrocina Digitalcontent.pro, una plataforma de creación de contenidos para tu negocio que analiza las palabras clave de tu nicho de mercado, diseña un plan de contenidos acorde a las preferencias de búsqueda de tu audiencia objetivo y redacta los contenidos que nutrirán tus canales para captar y atraer a tus clientes potenciales desde 80€ al mes.

📋 Getting Things Done, de David Allen

Hoy os traemos la revisión del libro Getting Things Done, traducido al español como organízate con eficacia, el libro que desgrana el método GTD ideado por David Allen, Consultor en productividad y especialista en la gestión del tiempo.

🤓 El método GTD

Getting Things Done es un sistema de productividad pensado para organizarte utilizando el funcionamiento natural de tu cerebro para planificar:

• Captura: qué acciones debo llevar a cabo para hacer algo. En este paso nuestro cerebro piensa libremente en diversidad de preguntas y escenarios que deben quedar resueltos para finalizar una tarea concreta sin un orden establecido.
  
  
• Clarifica: de todas estas cosas que debo hacer, cuáles son accionables y cuál es la siguiente acción que debo llevar a cabo para acercarme un poco más a la finalización de la tarea.
  
  
• Organiza: Asigna una fecha, hora y responsable a estas acciones para que no se te olviden.  SI no la haces tú, crea una tarea de seguimiento para comprobar el estado de la acción.
  
  
• Reflexiona: Revisa semanalmente tu lista de tareas para establecer prioridades en función del contexto (donde estás, qué necesitas), el tiempo (cuánto vas a tardar/dispones de ese tiempo) y la energía requerida (es una tarea mecánica, necesitas concentración a tope).
  
  
• Comprométete: crea el hábito de utilizar el sistema hasta que te sientas agusto. Pronto verás que harás más cosas en menos tiempo.

🧠 La mente como el agua

El objetivo principal del método GTD es liberar a tu cerebro de la carga psicológica de recordar todo lo que tienes que hacer en casa y en la oficina porque tu masa gris no está diseñada para recordar cosas, si no para tomar decisiones.

Por eso, el primer paso que debes llevar a cabo con este sistema para organizarte con eficacia, es volcar en una lista llamada ¨Bandeja de entrada¨ todas las cosas que debes hacer a medida que vayan surgiendo.

De esta manera, vacías a tu mente de información que no puede procesar, te aseguras de capturar todo lo que tienes que hacer y te estás permitiendo poner toda tu atención en la tarea que estás desarrollando en un momento concreto. Al volcar toda esa información de recordatorios y compromisos en una lista, tu mente no está ocupada en segundo plano en estado de alerta recuperando constantemente todas las cosas que deberías hacer o estar haciendo.

🗂 Tipos de información que capturamos y qué hacemos con ella

Cuando estamos en pleno proceso de captura de recados, tareas, información y proyectos, David Allen distingue entre 4 tipos:

• Tareas: cosas que son accionable, es decir, que requieren de nuestra intervención o la de otra persona para hacerlas. En este caso debemos determinar qué es la siguiente acción que debemos hacer, quién es la persona más indicada para hacerla, programarla o bien delegarla. SI la delegas, se encontraría en tu lista de tareas ¨En espera¨.
  
  
• Ideas/Referencias: información que nos gustaría mantener para su revisión cuando sea el momento, como por ejemplo artículos, materiales, ideas… No requiere que hagamos nada con ella pero es interesante archivarla para revisar cuando llague el momento.

• Algún día / Tal vez: información relacionada con eventos y cosas que nos gustaría hacer pero que no sabemos si seremos capaces de comprometernos ya que desconocemos la realidad de nuestro día a día en el futuro. Un ejemplo sería una invitación a un evento de nuestro sector al que nos interesaría ir pero para el que no estamos preparados para tomar una decisión. En este caso nos pondríamos un recordatorio para revisar la información más adelante y tomar una decisión.
  
  
• Basura: Si no vas a hacer nada con esa información elimínala.

⏱ La regla de los 2 minutos

Si una tarea requiere de menos de 2 minutos para completarse hazla. Si el tiempo que vas a destinar a procesarla supera el tiempo de ejecución, llévala a cabo.

😎 Productividad sin estrés

La productividad sin estrés es el resultado final de poner en marcha el método GTD en tu día a día laboral y personal.

Al tener una lista realista de todas las cosas que debes hacer y las siguientes acciones a tomar, tienes una visión general de tu día a día mucho más cercana a la realidad que te permite asumir compromisos sin caer en la decepción.

Cuando nos comprometemos a cosas a las que no llegamos, una parte de nuestra confianza en nosotros muere. Este sentimiento de decepción nos genera emociones negativas de frustración que derivan en estrés y en tensión.

EL método GTD nos permite tomar decisiones informadas en relación a nuestros compromisos, ya bien sea diciendo que no nos comprometemos, asumiendo el compromiso dentro de nuestro contexto o, de no llegar, renegociando las condiciones del compromiso.

Al final, si lo tienes todo bajo control estás tranquilo y es lo que pretende que consigas David Allen con este sistema de productividad.

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